Pensionierung

Wissen sichern vor der Pensionierung: ein Plan für die letzten zwei Jahre

Die Pensionierung ist der einzige Abgang, der Jahre im Voraus feststeht. Trotzdem wird das Wissen oft erst in den letzten Wochen «noch schnell aufgeschrieben». Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Zeit davor nutzen.

Warum «noch schnell aufschreiben» nicht reicht

Erfahrene Leute wissen mehr, als sie sagen können. Der Philosoph Michael Polanyi hat das so gefasst: «we can know more than we can tell» (Polanyi 1964, S. 12). Wer eine Aufgabe seit zwanzig Jahren macht, lässt beim Erklären genau die Schritte aus, die er nicht mehr bewusst denkt. Ein Handbuch, das die Person allein schreibt, enthält deshalb vor allem das, was ohnehin schon bekannt ist.

Schritt 1: Die Rolle bewerten

Nicht jede Pensionierung ist ein Risiko. Die Internationale Atomenergie-Organisation (IAEA) bewertet Rollen mit zwei Faktoren von 1 bis 5: Wann geht die Person, und wie schwer ist ihr Wissen zu ersetzen. Multipliziert ergibt das 1 bis 25 Punkte; ab 20 wird sofort gehandelt (IAEA 2006, S. 9–11). Eine Pensionierung in 12 bis 24 Monaten ergibt einen Abgangsfaktor 4. Ist das Wissen einzigartig und kaum dokumentiert, ist die Rolle mit 4 × 5 = 20 ein Fall für sofort.

Wichtig: Hohe Leistung ist nicht dasselbe wie einzigartiges Wissen. Die IAEA beobachtet, dass Führungskräfte ihre besten Leute als Wissensträger überschätzen und stille Einzelrollen unterschätzen (IAEA 2006, S. 10).

Schritt 2: Die kritischen Aufgaben auswählen

Alles zu erfassen, ist weder möglich noch nötig. Die IAEA empfiehlt, je Person höchstens fünf kritische Aufgaben vertieft zu dokumentieren (IAEA 2006, S. 28). Alles andere gehört in einen Aufgabenkalender: Was fällt wann an, und wer weiss, wie es geht?

Schritt 3: Am Arbeitsplatz erfassen, nicht im Sitzungszimmer

Das meiste Erfahrungswissen zeigt sich erst bei der Arbeit. Zuschauen, filmen, den Bildschirm aufnehmen und an echten Fällen nachfragen bringt mehr als ein Interview am Tisch. Gefragt wird nach konkreten Situationen: «Wann haben Sie zuletzt anders entschieden, als es die Vorschrift sagt, und warum?»

Schritt 4: Die Übergabe prüfen

Ob ein Dossier taugt, zeigt sich erst, wenn jemand anders damit arbeitet. Lassen Sie eine Person, die die Rolle nicht kennt, einige Tage nur mit den Unterlagen arbeiten, solange die Expertin noch im Haus ist. Jede Rückfrage zeigt eine Lücke, die sich dann noch schliessen lässt.

Schritt 5: Menschen zusammenbringen

Beziehungen, Gespür und das Gefühl in den Händen lassen sich nicht aufschreiben. Dokumente und Technik ergänzen die Übertragung von Mensch zu Mensch, ersetzen sie aber nicht (Leonard u. a. 2015, S. 3–4). Die wichtigsten Kontakte sollte die Nachfolge persönlich kennenlernen, solange die erfahrene Person noch da ist (Leonard u. a. 2015, S. 30–31).

Kurz beantwortet

Wann sollte man mit der Wissenssicherung vor einer Pensionierung beginnen?
Idealerweise 12 bis 24 Monate vorher. Dann bleibt Zeit, die Aufgaben über einen ganzen Jahreszyklus zu erfassen, auch jene, die nur einmal im Jahr anfallen.

Reicht es, wenn die Person ein Handbuch schreibt?
Selten. Erfahrene Leute lassen beim Erklären gerade die entscheidenden Schritte aus. Besser ist die Erfassung am Arbeitsplatz und ein Test durch eine Person, die die Rolle nicht kennt.