Übergabe

Übergabedossier erstellen: was hineingehört und wie Sie prüfen, ob es trägt

Ein gutes Übergabedossier ist kein dicker Ordner, sondern ein Arbeitsmittel. Die neue Person soll damit am dritten Arbeitstag eine Aufgabe erledigen können, ohne jemanden zu fragen.

Die sieben Bausteine

1. Aufgabenkalender: Was fällt täglich, monatlich und jährlich an? Gerade die seltenen Aufgaben, etwa der Jahresabschluss oder ein Audit, gehen sonst vergessen.
2. Aufgabenblätter: Für jede kritische Aufgabe die Hauptschritte, zu jedem Schritt der Kernpunkt, auf den es ankommt, und der Grund dafür.
3. Entscheidungshilfen: Wenn-dann-Regeln und Schwellenwerte für Situationen, in denen die Erfahrung bisher im Kopf entschieden hat.
4. Problemlöser: Anzeichen, mögliche Ursachen, Prüfweg und Massnahme für die häufigsten Störungen.
5. Kontaktlandkarte: Wer hilft wobei, intern und extern, mit dem Hinweis, wie man die Person am besten anspricht.
6. Glossar: Abkürzungen und Hausbegriffe, die für Neue unverständlich sind.
7. Einarbeitungspfad: In welcher Reihenfolge die neue Person die Aufgaben lernt, von einfach zu schwierig.

Hauptschritt, Kernpunkt, Grund

Das Aufgabenblatt geht auf das amerikanische Ausbildungsprogramm «Training Within Industry» aus dem Zweiten Weltkrieg zurück. Dort wurde jede Arbeit in Hauptschritte zerlegt und zu jedem Schritt festgehalten, worauf es ankommt (TWI 1944, S. 23–26). Wie Toyota führen wir eine dritte Spalte: den Grund (Liker & Meier 2007). Wer weiss, warum etwas so gemacht wird, erkennt auch, wann eine Ausnahme richtig ist.

Weniger ist mehr

Tief beschrieben werden nur die kritischen Aufgaben, je Person höchstens fünf (IAEA 2006, S. 28). Alles andere steht im Aufgabenkalender mit einem Hinweis, wo die Unterlagen liegen. Ein Dossier, das niemand liest, schützt nicht.

Der Test: Kann jemand anders damit arbeiten?

Die Expertin gibt das Dossier fachlich frei. Das allein reicht nicht, denn sie liest mit ihrem eigenen Wissen mit und bemerkt Lücken nicht. Deshalb arbeitet danach eine Person, die die Rolle nicht kennt, einige Tage nur mit dem Dossier. Jede Rückfrage ist eine Lücke. Erst wenn diese geschlossen sind, sprechen wir von geprüfter Übergabefähigkeit.

Pflege nicht vergessen

Ein Dossier, das niemand pflegt, ist nach ein bis zwei Jahren nicht leer, sondern falsch. Benennen Sie eine verantwortliche Person und legen Sie einen jährlichen Termin fest, an dem Fristen, Kontakte und Zugänge geprüft werden.

Kurz beantwortet

Wie umfangreich sollte ein Übergabedossier sein?
So knapp wie möglich. Vertieft werden höchstens fünf kritische Aufgaben je Person; alles andere steht mit Verweis im Aufgabenkalender.

Wie prüft man, ob ein Übergabedossier funktioniert?
Eine Person, die die Rolle nicht kennt, arbeitet einige Tage nur mit dem Dossier. Jede ihrer Rückfragen zeigt eine Lücke, die geschlossen wird, solange die Expertin noch da ist.