Wissensrisiko

Wissensrisiko im Betrieb erkennen: welche Rollen gefährdet sind

In fast jedem Betrieb gibt es Rollen, die genau eine Person beherrscht. Solange sie da ist, merkt es niemand. Diese Seite zeigt, wie Sie diese Rollen finden, bevor jemand geht.

Drei Warnzeichen

• Nur eine Person kann es. Es gibt keine echte Vertretung, und in den Ferien bleibt die Arbeit liegen.
• Es steht nirgends. Wichtige Schritte, Kniffe oder Kontakte sind nicht dokumentiert.
• Es fällt selten an. Aufgaben, die nur einmal im Jahr vorkommen, etwa ein Abschluss, ein Audit oder eine behördliche Meldung, vergisst man am leichtesten.

Die stillen Einzelrollen

Das grösste Risiko liegt oft nicht bei der Geschäftsleitung, sondern bei Stellen, die genau einmal besetzt sind: Zoll, Lohn, ERP-Keyuser, Instandhaltung einer alten Anlage, Einkauf, Lager, Jahresabschluss. Sie fallen im Organigramm kaum auf. Die IAEA warnt ausdrücklich davor, hohe Leistung mit einzigartigem Wissen zu verwechseln: Die stille Sachbearbeiterin ist oft schwerer zu ersetzen als der sichtbare Leistungsträger (IAEA 2006, S. 10).

Die Bewertung: Abgang mal Position

Die IAEA bewertet jede Rolle mit zwei Faktoren von 1 bis 5 (IAEA 2006, S. 9–11):

• Abgangsfaktor: Wann fehlt die Person voraussichtlich? 5 = in weniger als 12 Monaten, 4 = in 1–2 Jahren, 3 = in 2–3 Jahren, 2 = in 3–5 Jahren, 1 = später.
• Positionsfaktor: Wie schwer ist ihr Wissen zu ersetzen? 5 = kritisch, einzigartig, keine Vertretung, nicht dokumentiert; 1 = allgemein, leicht zu ersetzen.

Multipliziert ergibt das 1 bis 25 Punkte. Ab 20 wird sofort gehandelt, 16 bis 19 haben Priorität, 10 bis 15 hohe Bedeutung. Und: Eine Rolle mit Positionsfaktor 5 bekommt immer einen Plan, auch wenn niemand geht. Menschen werden krank, wechseln intern oder kündigen ohne Vorwarnung (IAEA 2006, S. 11).

Was ein Ausfall kostet

Die Punktzahl sagt, womit Sie anfangen. Was ein Ausfall kostet, fragen Sie getrennt: Was kostet ein Monat ohne diese Rolle? Die Zahl kommt von der Führungskraft, die die Folgen kennt. Fragen Sie dafür nicht nur die Person selbst: Wer geht, schätzt den Wert des eigenen Wissens oft falsch ein (DeLong 2005, S. 3).

In 30 Minuten zur ersten Liste

Setzen Sie sich mit Ihren Bereichsleitungen zusammen. Jede Person nennt die Rollen, bei denen ihr sofort ein Name einfällt. Bewerten Sie diese mit den beiden Faktoren, getrennt voneinander, und vergleichen Sie erst danach. Wo Sie weit auseinanderliegen, lohnt sich das Gespräch am meisten.

Kurz beantwortet

Welche Rollen haben das grösste Wissensrisiko?
Rollen, die nur eine Person beherrscht, deren Wissen kaum dokumentiert ist und bei denen ein Abgang absehbar ist. Oft sind das stille Einzelrollen wie Zoll, Lohn oder Instandhaltung.

Wie bewertet man das Wissensrisiko einer Rolle?
Mit Abgangsfaktor mal Positionsfaktor, je 1 bis 5, nach der IAEA. Ab 20 Punkten wird sofort gehandelt.